Olin etuoikeutettu päästessäni osallistumaan Partiolaisten Johtajatulet tapahtumaan Evolla 26.8.2017. Kahdelle tuhannelle partiolaiselle Johtajatulet oli koko viikonlopun juttu, minä alustajana ja evp:nä (ei vielä partiolainen) tyydyin yhteen päivään. Mutta sekin päivä oli tosi hieno.

2000 osallistujaa – yli 100 puhujaa

Johtajatulien voima oli ihmisten määrässä ja laadussa. Mukana oli 2000 aikuista partiolaista kuuntelemassa lauantaiaamupäivänä johtamisen guruja Risto Siilasmaata, Peter Vesterbackaa, Suvi Haimia ja Bruce Oreck’ia. Iltapäivän aikana porukka kuuli yli sataa asiantuntijaa viiden eri teeman alla. Parempaa johtamista, Kovaa osaamista, Tulevaisuuden tekijät, Eettinen johtaminen ja Vapaaehtoisten johtaminen olivat nämä teemat, joita käsiteltiin työpajoissa metsässä, sekä myös vaeltaen, saunoen ja meloen! Oma työpajani oli Parempaa johtamista teemassa otsikolla Ihmiset tekevät tuloksen.

Mielenkiintoinen metsätyöpaja ihmisten tuottavuudesta

Omassa työpajassani oli noin 20 osallistujaa, jotka olivat sopiva sekoitus nuoruutta ja kokemusta; miehiä ja naisia; opiskelijoita, työntekijöitä, esimiehiä, luottamushenkilöitä ja yrittäjiä. Suomalaisen työelämän koko kirjo saman pressukatoksen alla!

Työpajassa kävimme läpi teemaa läpi muutaman kysymyksen kautta: minkälainen on ihminen, joka tekee hyvää tulosta? Minkälainen on ollut paras esimiehesi? Miten teidän organisaatiossa johdetaan näitä kyvykkyyksiä? ja Miten asiakas tähän kaikkeen liittyy? Vastaukset tulivat kuin ”apteekin hyllyltä”: ”tulosta tekevä ihminen loistaa työssään, on osaava ja sitoutunut ja ottaa muut huomioon”. ”Paras pomoni luotti minuun, antoi vastuuta, oli jämäkkä ja tuki minua kaikissa tilanteissa”. Johtamisen osalta vastauksia tuli vähemmän – vain kolmessa organisaatiossa oli tavoitteena ihmisten motivaation kehittyminen, asiakaspalautetta kerättiin toki useammassa.

Tietoisen johdatteluni jälkeen pääsin rakentamaan keskustelusta johtamisen ketjun. Henkilöstötuottavuutta konkretisoin post-it lappujen kuutiolla (täysi kuutio, kaikki hyvin; puolikas kuutio, motivaatio puolittui, kaikki ei-hyvin). Muuten johtamisen ketjun askelmia esittivät kuivuneet oksat: niistä löytyi strategia, johtaminen, johtajuus ja tulokset.

Paneelissa aiheena jaettu johtaminen

Iltapäivän päätteeksi sain osallistua paneeliin yhdessä Filofosian Akatemian Karoliina Jarenkon ja Vincit Group Oyj:n Petri Suhosen kanssa. Helena Ahosen vetämässä paneelissa paneuduimme jaetun johtamisen hyviin ja huonoihin puoliin. Parhaimmillaan jaettu johtajuus maksimoi ihmisten luovuuden ja tuottavuuden, nostaa asiakkaan toiminnan fokukseen ja tuo parhaan taloudellisen tuloksen. Toisaalta jaettu johtajuus epämotivoituneessa, osaamiseltaan epätasaisessa ja tavoitteiltaan eroavassa porukassa on kaaos!

Paneelin osallistujat oikealta vasemmalle: Helena Ahonen, Petri Suhonen, Karoliina Jarenko ja Ossi Aura.

Suomen kovin johtajakoulutus

Johtajatulet oli minulle ensikosketus partiolaisuuteen ja täytyy sanoa, että syvät jäljet se mieleeni jätti. tapahtuman ohjelma oli rautainen – monien mielestä Suomen kovin johtajakoulutus! Tilaisuuden organisointi toteutettiin partiolaisten rautaisella osaamisella – 2000 ihmistä sai hengen ja ruumiin ravintoa tosi joustavasti. Keli on kuin Suomen kesä – välillä satoi ja välillä paistoi – mutta ihmiset olivat varustautuneet kaikkeen ja hommat sujuivat joustavasti.

Kahden vuoden päästä uudestaan?

Johtajatulet toteutettiin nyt toista kertaa, ensimmäinen tapahtuma oli kaksi vuotta sitten. Lukuisissa keskusteluissa kyseltiin, todettiin ja melkeinpä vaadittiin uusia Johtajatulia taas kahden vuoden päästä. Jos näin käy, olen varmasti mukana!

Yritysjohdon tehtäväkenttä on nykyään entistä vaativampi, johtaminen nopeasti muuttuvassa maailmassa ei ole helppoa. Hyvä strategia, sen taitava toteuttaminen ja nopea reagointikyky erottavat hyviä ja keskitasoisia yrityksiä. Liiketoiminnan johtamisen rinnalla johdon tulee hallita lukuisia tukiprosesseja, jolloin kokonaisuuden hallinta nousee tärkeäksi. Mittarit ovat ainoa väline ajantasaisen tiedon saamiseen ja sen kautta oikeiden päätösten tekemiseen.

Liiketoiminnan seuranta – mittarit esillä koko ajan

Liiketoiminnan jatkuva seuranta on menestymisen kannalta elintärkeää. Kuluttajaliiketoiminnassa liikevaihtoa seurataan viikoittain, jopa päivittäin. Muilla toimialoilla viikoittainen liikevaihdon seuranta lienee yleisintä. Myynnin aktiivisuutta seurataan usein viikoittain, aktiivisuus tuo kauppaa. Yritys- ja yksikkötason käyttökatteet koostetaan yleisesti kuukausittain. Lisäksi asiakaspalaute raportoidaan toimialasta riippuen päivittäin, viikoittain tai kuukausittain. Näinhän se johtaminen etenee – tietoa on oltava päätöksenteon pohjalle.

Kuvassa hahmotelma johtamisen mittareiden käytön aktiivisuudesta.

Henkilöstöä – kaiken tekijöitä – johdetaan vuosittain

Liiketoiminnan tekijöiden johtaminen on sen sijaan erittäin passiivista. Henkilöstöä johdetaan konkreettisten prosessien kautta kerran vuodessa. Liikevaihdon ja myynnin mittaamiseen verrattuna melkoinen ristiriita! Henkilöstötutkimus tehdään kerran vuodessa ja sen tuloksia käsitellään yleisesti ja esimieskohtaisesti muutamien viikkojen, jopa kuukausien kuluttua kyselyn toteuttamisesta. Vastaavasti vuosittainen kehityskeskustelu on – niin se on vuosittainen. Tässä on tosin uusiakin toimintatapoja, useammin toteutettavia esimies-alaiskeskusteluja.

Perinteetkö epärytmin taustalla?

Epärytmi liiketoiminnan ja henkilöstön mittaamisen ja sen kautta johtamisen välillä on selkeä ja melkoinen. Kun asiaa pohtii liiketoiminnan tehokkuuden kannalta, on se hämmentävä – miten voit johtaa henkilöstöäsi vuosittaisen tiedon varassa? Jos tarkastelukulmaksi ottaa HR-alan perinteet, antaa se ymmärrystä vuosittaisille toimille. Ennen vanhaan – siis paperisten kyselylomakkeiden aikana – henkilöstötutkimuksen vuosittainen tekeminen oli perusteltua. Vuosikymmenten aikana opittiin kyselyn prosessi suunnittelun, toteutuksen ja jatkotoimien osalta. Ideana oli yleensä tehdä tutkimus ja päättää sen pohjalta kehityskohteet seuraavaksi vuodeksi. Varsin usein nämä projektit jäävät ”oikean työn ja johtamisen” ulkopuolelle – ei hyvä.

Ihmisten johtaminen edellyttää tietoa ja osaamista

Nykyään ihmisten johtaminen voisi edetä täysin toisinpäin: asetetaan tavoitteet ja seurataan niiden edistymistä usein toistettavilla, lyhyillä kyselyillä. Yhdistetään näin saatavaan henkilöstöinformaatioon liiketoiminnan KPI:t ja päästään kiinni liiketoiminnan kestävän kehittämisen ytimeen. Keskustellaan muutoksista ja opitaan yhdessä niin ylös-, kuin alaspäin menevistä luvuista. Kehitetään henkilöstötuottavuutta – siis motivaatiota, osaamista ja työkykyä pitkäjänteisesti. Johdetaan kokonaisuutta linjajohdon ja esimiesten kautta, heidän kyvykkyyksiään jatkuvasti kehittäen.

HPM Dashboard tarjoaa analyysit ja jatkuvan kehittämisen työkalut

HPM Dashboard Oy:n palvelukokonaisuus pohjautuu suomalaiseen tutkimustietoon ja vankkaan alan kokemukseen. Tarjoamme analyysit sekä lähtötilan että toiminnan vaikuttavuuden selvittämiseen. Rakennamme yrityskohtaisen dashboardin kokonaisuuden johtamiseksi. Tuemme johtoa ja esimiehiä henkilöstötuottavuuden kehittämisessä liiketoiminnan kestävän tuloksellisuuden lisäämiseksi.

Kuuntele myös podcast aiheesta

Kesän ja kesälomien jälkeen on hyvä aloittaa työt tiukalla kertauksella. Henkilöstötuottavuus kiteyttää ihmisten merkityksen tuloksellisuuteen – ja johtamisen ketju tiivistää kokonaisuuden yhteen kuvaan. Ja kaikki alkaa strategiasta – siitäpä hyvinkin!

Organisaation strategia on lähtökohta henkilöstötuottavuuden johtamiselle

Yrityksen (ja julkisen tai järjestösektorin organisaation) strategia määrittää aikaansaamisen tavoitteet. Strategia yksinkertaisuudessaan kuvaa, mitkä ovat ne yrityksen suuret urotyöt, jotka se haluaa toteuttaa. Strategisia tavoitteita voivat olla taloudelliseen menestykseen, asiakashyötyyn, vastuullisuuteen ja myös henkilöstöön liittyvät asiakokonaisuudet.

Strategian rinnalla yrityksen toimiala määrittää paljon ihmisten johtamisen sisältöjä. Jos työ on intensiivistä asiakaspalvelua, tuetaan asiakaspalvelun vaatimia asioita, jos työ vaatii tiimityötä ja fyysistä kuntoa, tuetaan niitä.

Ihmisten johtamiselle tulee päättää sisällöt, tavoitteet, vastuut ja mittarit

Strategian ja sen toteuttamisen (=työn) vaatimukset määrittävät ihmisten johtamisen sisältöalueet ja tavoitteet. Yrityskohtaisesti sisällöt voidaan pohtia pelkistetyn kysymyksen kautta: ”Mitä työn laadukas ja tuloksellinen tekeminen edellyttää ihmisiltä ja työyhteisöltä?” Asiaa kannattaa lähestyä asiakkaitten näkökulmasta, heillehän työtä tehdään.

Tavoitteiden päättämisen jälkeen oleellista on pohtia yhdessä, miten ne saavutetaan. Tällöin voidaan samalla sopia eri ihmisten rooleista ja vastuista; johdolla, esimiehillä ja henkilöstöllä on jokaisella oma erilainen rooli kokonaisuuden kehittämisessä. Roolien määrittämisessä on hyvä vastata kysymykseen: ”Mitä minä voin omalla toiminnallani tehdä tavoitteen saavuttamiseksi?”

Hyvä esimiestyö – johtajuus tukee ihmisten aikaansaamista

Hyvä johtaminen – siis myös esimieheen kohdistuva johtaminen ja tuki – ovat tärkeä askel kohti henkilöstötuottavuutta ja asiakashyötyjä. Kannustava, osallistava, mutta myös oikeudenmukaisesti jämäkkä esimies saa porukkansa tekemään työnsä motivoituneesti ja laadukkaasti. Erityisesti motivaatio ja sen tukeminen ovat asioita, joista kannattaa keskustella ihmisten kanssa sekä kahden kesken, että tiimeissä. Luottamus ja avoimuus ovat näiden keskustelujen elinehto.

Henkilöstötuottavuus tekee tuloksen

Henkilöstötuottavuus on osaamisen, motivaation ja työkyvyn yhdistelmä. Osaamisessa voidaan erotella alan yleinen ammattitaito ja se asiakkaan kaipaama pieni extra, joka tekee asiakaskokemuksesta täydellisen. Monessa ammatissa se tarkoittaa työn hyvän teknisen suorittamisen rinnalla aikataulujen pitämistä, luontevaa asiakaspalvelua ja asiakkaan puolesta toiminnan kehittämistä.

Motivaatio ja sitoutuminen työhön ovat edellä mainitun ”asiakasextran” mahdollistajia. Motivoituneena teemme kaiken hyvin ihan luonnostaan. Motivaation kehittämiseen kannattaa panostaa kaikin keinoin; motivaation esteet (turhat ärsytykset) tulee poistaa ja tuoda esiin työn asiakashyöty.

Työkyky on pitkän työuran perusedellytys, ilman työkykyä työnteko loppuu! Jokainen työtehtävä määrittää pitkälti sen vaatiman työkyvyn, ja sitä voidaan hahmottaa työn fyysisten, psyykkisten ja sosiaalisten vaatimusten mukaan. Työkyvyn osalta en haluaisi puhua perinteisestä työkykyä ylläpitävästä toiminnasta, vaan työkyvyn kehittämisestä. Työn edellyttämiä kyvykkyyksiä pitää harjoitella!

Asiakas saa hyvää palvelua ja yritys tulosta – julkisella sektorilla palvelulla on vaikuttavuutta

Johtamisen ketju kulminoituu asiakashyötyyn ja sen kautta yrityksen saamaan taloudelliseen tulokseen. Hyvä työ tuo mukanaan hyvän asiakaskokemuksen ja -tyytyväisyyden ja niiden kautta asiakkaan sitoutumisen. Pitkäkestoiset asiakassuhteet ovat sekä kestävän kehityksen, että hyvän taloudellisen tuloksen edellytys.

Henkilöstötuottavuuden taloudellinen potentiaali on käyttökatteessa laskettuna tuhansia euroja vuodessa henkilöä kohden. Oheinen kuva antaa hyvän esimerkin – 6200€ kolmessa vuodessa. Luku on jokaiselle yritykselle erilainen riippuen toimialasta, sekä henkilöstön ja liiketoiminnan tilasta. Luku kannattaa laskea - se kiinnostaa johtoa!

Henkilöstötuottavuuden talouspotentiaali lunastetaan varmimmin, kun johtamisen ketjun koko kokonaisuus on kunnossa. Ja se taas edellyttää kaikkien jatkuvaa aktiivisuutta. Tässä aktiivisuudessa myös omistajilla on oma roolinsa – tärkeintä on kuitenkin toimitusjohtajan aktiivisuus, hän määrittää toiminnan tason. Ja sen kautta tulokset.